La stesura di un preventivo è una tappa spesso obbligata per chi lavora in proprio

Chi lavora autonomamente, ad esclusione di chi si dedica ad alcune attività, come per esempio, quelle in ambito commerciale, quasi sempre, è tenuto a stendere un preventivo dell’intervento da realizzare, specificando, nero su bianco, con la necessaria chiarezza, che cosa è incluso nel preventivo e che cosa non lo è. Non presentare al cliente il preventivo è un grave errore poiché può essere causa di eventuali controversie o comunque di motivi di insoddisfazione da entrambe le parti.

Ecco, quindi, nel dettaglio, quali sono gli aspetti da precisare per tutelare se stessi e il cliente, premettendo che non esiste comunque un modello standard di preventivo.

La premessa. Si scrive soprattutto quando occorre erogare servizi complessi, ad elevato valore aggiunto, come, per esempio, la realizzazione di un software da costruire su misura del committente, oppure interventi di consulenza. In questa sezione sono contenute le motivazioni che hanno indotto il cliente a richiedere l’intervento dettagliato nel preventivo. Evidenzia la comprensione delle sue difficoltà e quanto e in che misura chi eroga il servizio è stato in grado, a seguito dei colloqui preliminari, di coglierne le esigenze. Nella premessa, è possibile fare dei cenni alla particolare situazione che sta attraversando l’azienda cliente, ai cambiamenti in atto nel settore in cui opera e alle sfide che la attendono.

Gli obiettivi dell’intervento. Sono un elenco ragionato dei risultati che l’azienda può aspettarsi di ottenere a seguito dell’intervento. Implicitamente sono le argomentazioni di vendita del servizio che è il caso di dettagliare ‘ricalcando’ le esigenze manifestate dal cliente nei colloqui preliminari. Nell’enunciarli, è inoltre consigliabile esprimersi con concretezza, rendendoli, cioè, quantificabili anche dal punto di vista numerico. Meglio scrivere, per esempio, ‘a sei mesi dall’intervento’ piuttosto che ‘dopo l’intervento’ oppure ‘un aumento di fatturato del 10%’ piuttosto che un generico ‘aumento di fatturato’, ‘un contenimento dei costi di gestione dell’attività del 10’, piuttosto che un semplice ‘contenimento dei costi’.

Le azioni previste. Si tratta di precisare che cosa contempla, nel dettaglio, l’intervento proposto. Di ogni azione indicata è il caso di effettuare una sintetica descrizione specificando la sua articolazione e quali output verranno eventualmente consegnati al cliente in termini di relazioni, grafici, schemi, elaborati, considerazioni strategiche, prodotti consulenziali, ore di formazione, materiale didattico, schede di sintesi, cd rom, assistenza in fase di installazione e in fase di ‘rodaggio’ del pacchetto offerto e così via. Nel caso in cui si organizzino riunioni con il cliente, è necessario specificare quante ore può durare ciascuna. Questo per evitare che il committente pensi di poter avere un tecnico o un consulente a sua disposizione per intere giornate quando, in realtà, si ritiene di fissare con lui incontri della durata, magari, di un paio di ore ciascuno.
 

I tempi di erogazione. In questa sezione, si indica in quanto tempo si ritiene di poter erogare il servizio. Per i servizi più complessi, è possibile non limitarsi a scrivere ‘entro sei mesi dall’accettazione dell’incarico’, bensì indicare una ‘tabella di marcia’ più dettagliata, quindi, un vero e proprio tempogramma.

Le risorse coinvolte. Per ogni singola azione inclusa nell’intervento, si tratta di indicare quali sono le azioni che verranno svolte completamente dal proponente e quali, invece, richiedono l’intervento di personale o comunque di risorse messe a disposizione dall’azienda. Inutile sottolineare l’importanza di essere precisi in questa fase, pena la possibilità di lunghe e sterili discussioni in fase di erogazione del servizio e soprattutto di pagamento. Se, per esempio, un consulente aziendale, propone di sottoporre i 200 dipendenti di un’azienda a un questionario a risposte chiuse, sarà il caso di specificare se sarà lui a somministrarlo ai singoli o se si limiterà soltanto a formularlo e ad elaborarne i dati una volta fatto compilare a cura di un referente interno dell’azienda. Questo esempio dovrebbe chiarire quanto, la corretta e completa compilazione di questa sezione sia fondamentale anche per la determinazione dei costi della consulenza.

Gli eventuali materiali utilizzati. Si tratta di specificare il tipo di materiale che verrà utilizzato per la realizzazione del servizio, indicandone anche la marca e, se necessario, i vantaggi dovuti al suo utilizzo e le specifiche tecniche. Sono indicazioni utili che possono ‘giustificare’ anche notevoli variazioni di prezzo rispetto a preventivi presentati dai propri concorrenti.

L’offerta. Contiene l’indicazione della tariffa richiesta per l’erogazione dei servizi proposti. Se il servizio viene erogato per conto di un’azienda, la consuetudine prevede che la cifra indicata sia al netto di Iva. Se, invece, il preventivo viene presentato a un ente pubblico o di un privato, la cifra indicata deve essere omnicomprensiva. In questa sezione, è consigliabile indicare anche i tempi di pagamento eventualmente suddivisi in tranche, qualora l’importo sia elevato o qualora si desideri, come è consigliabile, incassare una prima quota al momento dell’assegnazione dell’incarico. Di solito, la prima tranche è pari al 30% dell’importo complessivo previsto per l’intervento. La rimanente parte verrà invece richiesta a stato di avanzamento lavori o a fine lavori, a seconda del tipo di servizio erogato.

fonte http://www.lavoro.regione.liguria.it
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